Meetingmarathon – Auswüchse der Digitalisierung

Meetingmarathon und Informationsflut bringen uns an unsere Grenzen

Weniger Systembefriedigung, mehr sinnvolle Arbeit?

Heute hat mich ein Interview in der Brand 1  vom Thinktank „Next Work Innovation“ inspiriert. Darin geht es um eine Studie, die zeigt, wie viel Energie, Lebenszeit, Ideen und dadurch letztendlich auch Geld verschwendet werden, weil digitale Werkzeuge und Arbeitsmethoden schlecht eingesetzt werden. 

„Schlecht“ meint dabei unter anderem: Zu viele Informationskanäle, zu viele Unterbrechungen, zu viel Multitasking, zu viele Meetings.

„Es wird erwartet, dass wir immer ansprechbar sind!“

Meine Erfahrungen aus Beratungs- und Trainingssituationen bestätigen das. Die meisten Führungskräfte fühlen sich hohem Druck ausgesetzt und nehmen das auch für ihre Teams wahr. Ständige Verfügbarkeit auf digitalen Kanälen und ein nicht endender Informationsfluss erzeugen Begehrlichkeiten: Weil es möglich ist, den anderen kurzfristig zu erreichen, wird auch erwartet, dass er oder sie sich sofort die Zeit nimmt. Und weil die Information zur Verfügung steht, wird erwartet, dass sie auch sofort verarbeitet, verstanden, ausgewertet wird. Um dann die nächsten Schritte im Meetingmarathon zu laufen und das nächste Meetings einzuberufen, in dem über Informationen gesprochen wird, die noch nicht alle verarbeitet haben usw.

Wer erwartet eigentlich genau was?

Beim näheren Hinsehen zeigt sich auch noch etwas anderes: es ist ziemlich diffus und nicht immer ganz klar wer genau die oben genannten Erwartung hat! Manchmal ist es eine bestimmte Führungskraft im oberen Management, die konkrete Erwartungen äußert. Häufig ist es jedoch eine nicht genauer hinterfragte Annahme nach dem Motto „es wird erwartet“. „Es“, das ist dann vermutlich das System. Keine einzelne Person, sondern das Zusammenspiel einzelner und kollektiver Erwartungen, kommunikativer Gewohnheiten und organisatorischer Praktiken, die nie an die neuen Formen der Zusammenarbeit angepasst wurden. Die Antwort auf das „Warum?“ lautet also: „Weil es sich in der Vergangenheit so eingespielt hat und alle daran gewöhnt sind“.

Meetingmarathon: Wie kann ich mir und meinem Team mehr Spielraum verschaffen? 

Ideal wäre an dieser Stelle natürlich ein Systemwechsel, der vom Topmanagement initiiert und bis auf die Mitarbeiterebene strategisch umgesetzt wird. In der Praxis ist das jedoch die Ausnahme. Nicht, weil das Topmanagement nicht will, denn es leidet ja selbst unter den Belastungen. Sondern weil es mit vielen anderen Anforderungen beschäftigt ist, betriebswirtschaftlichen, rechtlichen, organisatorischen etc und auch allem, weil wir Gewohnheitstiere sind und wiederholte Muster gern von unserem Autopiloten übernehmen lassen. Dieser funktioniert nur leider bei Veränderungen und notwendigen Musterunterbrechungen weit weniger gut.

Es lohnt sich daher für alle, zunächst vor der eigenen Tür zu kehren. Hilfreich ist z.B. für Führungskräfte in vielen Fällen eine Abstimmung im Team zur hybriden Zusammenarbeit.

Wir haben dazu das Hybrid Work Canvas entwickelt, auf dem die wichtigsten Regelungspunkte für eine moderne Arbeit in Teams übersichtlich abgestimmt werden können.

Eine ausführliche Anleitung zur Verwendung des Canvas findet ihr in dem Blogbeitrag von meinem Kollegen Christian Kolata.

Das Canvas eignet sich für Teams auf allen Ebenen: ist die Arbeit im eigenen Team hinreichend abgestimmt, bietet sich die Anwendung auf die Zusammenarbeit im Führungsteam oder in weiteren Gruppen an, die regelmäßig zusammenarbeiten. Da alle unter derselben Informations- und Meetingflut leiden, ist die Offenheit für und das Interesse an Veränderung meist groß. In der Praxis scheitert es dann eher daran, dass niemand weiß, wie genau dieses Thema bearbeitet werden sollte oder wie es tatsächlich für alle besser laufen könnte. Die Übersichtlichkeit des Hybrid Work Canvas kann hier den entscheidenden Impuls und Austausch bieten, um einen großen Schritt voranzukommen.

Reicht das aus?

Ob das ausreicht, hängt vom Ziel ab. Auf jeden Fall bietet sich so die Chance, Zusammenarbeit im direkten Umfeld zu gestalten, schnell und unmittelbar. Und das ist in jedem Fall besser, als abzuwarten, ob andere bessere Ideen haben!
Habt Ihr Fragen? Anmerkungen? Was sind aus Eurer Sicht die wichtigsten Ansatzpunkte für eine bessere Gestaltung der digitalen oder hybriden Zusammenarbeit?
Ich freue mich auf Eure Kommentare!

Mario Hüttges

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