Hybrid Work Canvas – Euer Arbeitsmodell visualisieren, strukturieren und diskutieren
Bei der Gestaltung der neuen hybriden Arbeitswelt gilt es viele Aspekte zu beachten und im Team zu diskutieren. Unser Hybrid Work Canvas ist ein Framework für die Visualisierung und Strukturierung von hybriden Arbeitsmodellen. Es baut auf Canvas-Modellen wie dem Team Canvas oder dem Collaboration Model auf. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie wir unser Canvas einsetzen und Teams davon profitieren können.
Mit dem Hybrid Work Canvas arbeiten
Als Organisationsberater lieben wir die Arbeit mit Canvas-Modellen. Sie unterstützen uns dabei, abstrakten Begriffen einen konkreten Bezugs- und Ordnungsrahmen zu geben. Der einfache Aufbau vieler Canvas-Modelle ermöglicht Teams schnell produktiv zu arbeiten und zwingt – dank der Arbeit mit Haftnotizen – mit wenigen Begriffen konkret zu werden. Modelle können in Ihrer Vielschichtigkeit auf einer Seite (Poster) dargestellt werden, Abhängigkeiten der einzelnen Bereiche werden schnell sichtbar.
Als Framework unterstützt das Hybrid Work Canvas Teams zu jedem Zeitpunkt dabei, die hybride Arbeitswelt zu gestalten. Egal, ob ein Modell neu aufgesetzt werden soll oder ob ein hybrides Arbeitsmodell bereits besteht und regelmäßig überprüft bzw. angepasst werden soll. Idealerweise arbeiten Teams in Präsenz, mit einem großen Template (A2 bis A0), Haftnotizen, Stiften und Platz zum Aufhängen des Canvas miteinander. Das Canvas kann auch länger in Eurem Konferenzraum oder Workspace hängen bleiben? Umso besser. Je nachdem zu welchen Facetten der hybriden Arbeit schon Klarheit besteht, sollte mindestens ein Tagesworkshop für die Bearbeitung eingeplant werden. Gerade wenn neue Modelle kreiert oder mit großen Gruppen gearbeitet werden soll, empfehlen wir einen Moderator / Trainer, der alle Teilnehmenden gemeinsam durch den Prozess führt.
Hybrid Work Canvas – der Aufbau
Das Canvas unterteilt das hybride Arbeitsmodell in sieben Bausteine. Im Kern steht der Baustein Kollaboration mit einem Koordinatensystem, welches Teams dabei unterstützt, sich in der Bandbreite hybrider Lösungen zu positionieren. Im unteren Bereich stellt der Doppelbaustein Kommunikation die Basis des hybriden Arbeitsmodells dar und geht der Frage nach, welche Tools zur direkten Kommunikation zur Verfügung stehen und wie Meetings in Zukunft gestaltet werden sollen. Auf der rechten Seite geht es mit den Bausteinen Teamklima und Sicherheit & Entwicklung um die kulturellen Aspekte des Arbeitsmodells. Die linke Seite des Canvas nimmt eher formale Aspekte in den Blick und befasst sich mit der Frage der Entscheidungsfindung im Team und dem Umgang mit Normen & Regeln.
Kollaboration – Wie gestalten wir unsere Zusammenarbeit?
Die Arbeit mit dem Hybrid Work Canvas beginnt mit der Frage, welche Arbeit das Team bzw. das Team insgesamt verrichtet und welches Maß an Kollaboration und Umfeld dafür notwendig ist. Das mag zunächst banal wirken, denn in der Regel sind sich Teams über ihr Aufgabenportfolio bewusst. Wenn sich jedoch alle Beteiligten in einem ersten Schritt selbst damit befassen, wie viel ihrer wöchentlichen Arbeitszeit sie in der Interaktion mit Kolleg:innen tatsächlich benötigen, wie häufig sie konzentriert allein an einer Aufgabe arbeiten oder wie häufig beispielsweise spezielle Geräte genutzt werden, wird schnell klar, welche Arbeitsumgebung es braucht, um gute Ergebnisse zu erzielen. Das Koordinatensystem mit seinen beiden Polen „Ort“ und „Zeit“ hilft dabei, diese Arbeitsumgebung im ersten Schritt zu visualisieren. Legen nun alle Teammitglieder ihre Ergebnisse übereinander, entsteht schnell ein Bild, welches dem Team dabei hilft, das notwendige Maß an Kollaboration zu finden. Dieses Ergebnis sollte dann Maßstab für die Überlegungen zur Anzahl von Flex-, Homeoffice- und Präsenztagen sein.
Kommunikation – Wie gestalten wir unseren Austausch?
Ohne Kommunikation geht in Teams gar nichts. Gerade in hybriden Arbeitswelten, in denen durch asynchrone Arbeit die Wahrscheinlichkeit ungeplanter persönlicher Gespräche sinkt, ist es wichtig zu überlegen, wie im Team direkte Kommunikation gefördert und gestaltet werden kann. Und, darum geht es in diesem Baustein des Hybrid Work Canvas, welche Tools wie E-Mail, Chatfunktion in MS-Teams oder Whats-App dafür in welcher Art und Weise eingesetzt werden sollen. Gemeinsam sollten Teams an dieser Stelle überlegen und regeln, welche Art von Kommunikation und welche Inhalte für die Tools genutzt werden sollen.
Den Meetings widmet sich das Canvas mit einem eigenen Bereich im Baustein Kommunikation. Hier geht es nicht nur um die Frage, ob Meetings ausschließlich remote, hybrid oder ggf. in Präsenz stattfinden sollen. Es geht auch darum, wie Meetings effizient gestaltet werden können. Besonders dann ist das notwendig, wenn sich alle darüber einig sind, dass regelmäßige Meetings wichtig sind, aber das im ersten Baustein festgelegte Kollaborationsmodell des Teams eine sehr asynchrone Arbeitsweise ermöglicht bzw. als sinnvoll ausweist.
Teamklima – Wie gestalten wir unsere Rituale?
Nachdem wichtige Fragen der Kollaboration und Kommunikation geklärt sind, geht es auf der rechten Seite des Hybrid Work Canvas um die Teamkultur. Viele beklagen einen Mangel an Austausch und sozialer Nähe in hybriden Arbeitswelten. Im Team sollte daher besprochen werden, welche gemeinsamen Rituale gepflegt werden sollen, wie aufeinander geachtet werden kann und welche Räume das Team dafür schaffen kann. Das können regelmäßige Teamtage in Präsenz sein, gemeinsame Check-ins oder auch virtuelle Kaffeerunden. Plant diese Rituale möglichst verbindlich und probiert aus, was am besten zu Eurem Team passt.
Sicherheit & Entwicklung – Wie gestalten wir Verlässlichkeit und Aufbruch?
In diesem Baustein geht es darum im Team zu besprechen, wie in der hybriden Arbeitswelt so vertrauensvoll gearbeitet werden kann, dass sich alle einbringen und offen agieren können. Gerade in virtuellen Meetings und virtueller Kollaboration gilt es darauf zu achten, dass beispielsweise auch zurückhaltende Teammitglieder zu Wort kommen und ihren Raum erhalten.
Es geht in diesem Abschnitt auch um Entwicklung. Teams sollten sich überlegen, in welchen Abständen und mit welchen Parametern sie den Erfolg ihres hybriden Arbeitsmodells messen, ggf. anpassen wollen und auch feiern möchten. Denn das ist ganz besonders wichtig!
Entscheidungen – Wie kommen wir zu Entscheidungen?
Die linke Seite des Hybrid Work Canvas fokussiert auf die eher formalen Rahmenbedingungen Eures Arbeitsmodells. Generell benötigen Teams ein System zur Entscheidungsfindung. Trefft ihr im Team Konsens- oder Mehrheitsentscheidungen oder soll die Führungskraft entscheiden? Für welche Entscheidungen ist das sinnvoll? Gerade wenn Teams sehr stark hybrid arbeiten, braucht es hier klare Regelungen und Verabredungen.
Normen & Regeln – Wie gestalten wir unser Regelwerk?
Um Regeln geht es auch im letzten Baustein des Hybrid Work Canvas. Je asynchroner Teams arbeiten, desto wichtiger wird ein gemeinsames Regelwerk, in dem beispielsweise Erreichbarkeiten, Antwort- oder Ruhezeiten festgelegt werden. Aber auch Vereinbarungen zur Nutzung von Kommunikationstools und zum Ablauf von Meetings sollten getroffen werden. Ganz wichtig in diesem Baustein ist es, gemeinsam zu besprechen, wie mit Regelverstößen umgegangen werden soll. Und damit sind nicht Sanktionen oder Bestrafungen gemeint, sondern die Art und Weise wie auf Regelverstöße hingewiesen werden soll und wie ein Prozess aussieht, mit dem ggf. die Sinnhaftigkeit der Regel überprüft werden kann.
Fazit – Das Hybrid Work Canvas schafft neue Klarheit
Das Canvas ist ein großartiges Framework für die Gestaltung der hybriden Arbeitswelt im Team. Es unterstützt Euch dabei, keine Aspekte zu vergessen, liefert einen Überblick – gerade für Widersprüche – und zeigt schnell, wo es noch Lücken und Klärungsbedarf gibt. Es kann schrittweise, allein im Team oder mit Hilfe eines Moderators und Beraters bearbeitet werden. Wir stellen Euch das Framework gerne zur Verfügung und unterstützen Euch bei der Arbeit damit.
Füllen Sie bitte unser Kontaktformular aus. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.