Gehirngerecht kommunizieren in der Virtualität

Die Lockdowns, Homeoffice-Erfahrungen und Flex-Work-Modelle des vergangenen Jahres machten uns deutlich, wie wichtig Nähe und Bindung zum eigenen Team sind. Sie zeigten uns auch, wie viel Vertrauen möglich wird, wenn ein hohes Commitment der Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmenszweck und den zu erreichenden Zielen vorhanden ist. Auch bei Führung auf Distanz bleibt das wichtigste Führungsinstrument: die Kommunikation, besser noch die gehirngerechte Kommunikation. Durch sie geben Führungskräfte Orientierung, fördern die gemeinsamen Anstrengungen sowie Ausrichtung und gestalten die Beziehungen sowie die gegenseitige Verpflichtung. 

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Und wie gelingt es Ihnen, auch auf Distanz mit Ihrer Kommunikation die Menschen zu erreichen?

Virtuelle Arbeitsformen führen häufiger zu asynchroner – also zeitlich versetzter- Kommunikation als die Zusammenarbeit Seite-an-Seite im Büro. Da Menschen nicht nur an verschiedenen Orten, sondern teils zu sehr verschiedenen Zeiten gemeinsam an Aufgaben arbeiten, braucht es gute Kommunikations- und Spielregeln. Der unterschiedliche Kontext, in dem die Beteiligten dabei arbeiten, erhöht das Risiko für Missverständnisse. Zudem strengt uns auch die verstärkte Konzentration auf akustische Reize und eingeschränkte visuelle Informationen trotz Videokonferenzen mehr an. 

Das jede Wahrnehmung subjektiv, selektiv und situativ ist, wird am deutlichsten, wenn Menschen aus unterschiedlichen Perspektiven zum gleichen Sachverhalt streiten. Dann verhält es sich wie im Gleichnis der blinden Weisen, die einen Elefanten abtasten. Jeder ist davon überzeugt, dass seine Beschreibung und seine Wahrnehmung richtig und umfänglich genug wären. Eine gehirngerechte Kommunikation betont auf der anderen Seite die eigene Perspektive und berücksichtigt bewusst den Wissensstand des anderen. Ein Nachfragen und fortwährendes Zusammenfassen von Inhalten sind daher Mittel der Wahl. 

So können unterschiedliche Interpretationen von Informationen oder Aufgabenstellungen aufgeklärt werden, bevor Missverständnisse auftreten. Auch dann erhalten wir viele Informationen verspätet, zeitversetzt und in der Summe weniger als im Büro, in dem oft die zufälligen Begegnungen wahre Schätze informeller und formeller Nachrichten sind. In der Virtualität ist unklar: Wurde die Nachricht schon gelesen? Wie wurde sie verstanden? Wie war die unmittelbare Reaktion? Und auch in den virtuellen Meetings fehlen erhebliche Informationen aus der nonverbalen Kommunikation (Mimik und Gestik, Gesichtszüge, Lautstärke, Wechsel von Blickkontakten, Körperhaltung, Betonung, Sprachmelodie, Sprachtempo, Stimmlage, so wie Kontext-Infos) … 

Und was ist nun eine gehirngerechte Kommunikation in der Virtualität?

Vera F. Birkenbihl beschrieb schon in den 80er Jahren, dass die Lieblingsnahrung unseres Steuerorgans – unseres Gehirns – alle Informationen sind, die konkret, bildhaft und vergleichbar (im Sinne bekannter Muster) und somit verständlich sind. Wir wollen Dinge möglichst schnell begreifen. Das wissen die Werbeindustrie und auch so mancher Politiker schon lange. Daher sind Twitternachrichten, emotionale Botschaften und wiederkehrende Slogans so wirksam. Nur im Führungsalltag scheint es auch nach 40 Jahren unzähliger Schulungen noch immer zu den unbekannten Geheimnissen zu zählen, wie eine wirksame Kommunikation gestaltet wird. 

Dabei ändert der Rahmen durch virtuelle Kommunikationsmittel nichts an den Bedürfnissen, die eine gelungene, gehirngerechte Kommunikation ausmacht. Er erfordert nur noch stärker, dass die folgenden Grundsätze beachtet werden: 

1. Sender und Empfänger müssen eine Wellenlänge haben und eine ähnliche Perspektive einnehmen 

Für Führungskräfte heißt das: erzeugen Sie im Hirn des Gegenübers einen Hormon-Cocktail aus Endorphin und Oxytocin, der Bindung stärkt. Dieser fördert Sicherheit, Vertrauen und lässt Resonanz entstehen, die sich motivierend auswirken. Das passiert, wenn wir gemeinsam lachen, als Gruppen erfolgreich zusammenarbeiten und wenn wir einen hohen Grad an psychologischer Sicherheit spüren. Das macht die Bedeutung von Gruppenevents, Smalltalk, Bier-um-4 oder virtuellen Kaffeerunden deutlich. 

2. In der Kürze liegt die Würze und Multi-Tasking mindert die Intelligenz 

Es ist ein allgemeiner Irrtum, dass manche Menschen oder „Frauen“ in der Lage wären, ohne Leistungseinbußen Multi-Tasking zu betreiben. Mehrere Informationen gleichzeitig überfordern unser Gehirn oder das unseres Gesprächspartners schneller als wir denken. Das führt dazu, dass Inhalte nicht mehr korrekt verarbeitet werden können. Unser Gegenüber hört uns ggf. nicht mehr richtig zu und die Bearbeitungszeit von Aufgaben steigt rapide an. Fehler sind dann vorprogrammiert. Single-Tasking allein hat die Chance, uns in einen Flow-Zustand zu bringen. Ein Zustand, in dem uns die Arbeit leicht von der Hand geht, wir die Zeit vergessen und auf einer optimalen Welle unserer Leistungsfähigkeit surfen. Also ‚ganz und gar‘ können wir uns nur einer Sache widmen. 

Wir brauchen dazu keine 15 Jahre Neuro-Forschung, um zu wissen, dass die meisten Menschen schon nach kurzer Zeit unaufmerksam werden, sich langweilen und sich Ablenkungen oder eigenen Gedanken widmen. Ein Blick auf wartende Personen an der Bushaltestelle oder in virtuellen Meetings (mit Kameraeinsatz) bei mehr als 6 Personen reicht für diese Erkenntnis aus. 

Für Führungskräfte heißt das: konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie Informationen so kurz wie möglich. Lassen Sie Ihr Gegenüber oder abwechselnd die Personen Ihres Meetings zu Wort kommen. Und setzen Sie verschiedene Methoden ein, um zu prüfen, ob und wie Ihre Botschaften beim Gegenüber angekommen sind (Fragen, Zusammenfassungen, Gedanken zu nächsten Schritten, Rollenvergaben im Team…). 

3. Geschichten und Bilder beleben die Kommunikation. 

„Papa, erzählst du bitte eine Geschichte …“. Wenn ich mit meinen Kindern durch die Bergwelt Österreichs wandere, dauert es nicht lange bis dieser Satz kommt. Doch sind Geschichten, Bilder und Metaphern auch für Erwachsene ein wahrer Leckerbissen für das Gehirn.  Über Geschichten oder Bilder können wir mehr Informationen transportieren und gleichzeitig nehmen wir diese auch viel schneller auf. Denn die meisten von uns orientieren sich durch ihren optischen Sinn. Das liegt daran, dass wir uns Dinge auch „besser vorstellen“ können. Unser geistiges Auge erblickt spielend, was sonst mit vielen Fakten vermittelt werden würde. 

Für Führungskräfte heißt das: nutzen Sie Geschichten, visualisieren Sie Botschaften und werden Sie zum ”Storyteller”. Die Zeit zur Vorbereitung lohnt sich. 

4. Das Gehirn kennt kein “Nein” 

In unserem Gehirn werden Bilder, Dinge, Zusammenhänge, Erfahrungen als reale Ereignisse gespeichert. Deshalb können Negationen vom Gehirn nur über Umwege verarbeitet werden. Ein Nicht-Bild kann unser Gehirn dann entwickeln, wenn es ein bestehendes positives Bild gedanklich durchstreicht. Das geschieht durch Wörter wie “nicht” und “kein”. Klingt kompliziert? Das ist es auch. Deshalb bleibt vom zu vermeidenden Bild immer etwas übrig und es dauert auch länger, bis die tatsächliche Botschaft verstanden wird. Das kennt jeder, der nicht an rosa Elefanten denken soll. Oder beobachten Sie mal Eltern auf dem Kinderspielplatz, die sich zuvor gedankenversunken den Nachrichten auf dem Handy widmeten und plötzlich entdecken, dass ihr Dreijähriger die höchste Sprosse des Klettergerüsts besteigt. Ist es geschickt zu rufen: Fall nicht runter? Oder wären Aussagen wie “achte auf Deine Füße… “ eher im Sinne der gehirngerechten Kommunikation? 

Für Führungskräfte heißt das: statt „wir dürfen das Projekt nicht in den Sand setzen“ finden Sie bestimmt nach diesem kurzen Impuls bereits bessere Formulierungen! Sagen Sie konkret, was Sie (erreichen) wollen. 

5. Gefühle sind das Filet 

Wenn die Kürze bereits die Würze ist, dann sind die emotionalen Bestandteile der Kommunikation das Filetstück. Denn jede Kommunikation transportiert zwei Botschaften: eine sachlich-rationale und eine emotionale. Die emotionale Seite kann nach F. Schulz von Thun noch weiter aufgegliedert werden. Doch für das erste soll die Botschaft in diesem Blog genügen: Menschen sind emotionale Wesen! Auch wenn wir uns für rational kommunizierend halten, so gleicht zumindest unser Gesprächspartner diese Information mit der gleichzeitig transportierten Emotionalität ab. Und wehe dem, hier liegt ein Ungleichgewicht vor! Es scheint schon früh in unserer menschlichen Evolution ein Überlebensvorteil gewesen zu sein, dass bei Entscheidungen die emotionale Information wichtiger als die eigentliche Sachinformation gewichtet wurde. 

Für Führungskräfte heißt das:  setzen Sie auf eine Kommunikation, die positive Gefühle transportiert oder beim Gegenüber auszulösen vermag. Bauen Sie auch bei Sachinformationen positive Assoziationen ein. Das erleichtert es jedem, Ihnen zu folgen. Beachten Sie auch, dass für Entscheidungen oft die emotionalen Informationen wichtiger sind als die Sache an sich. 

Eine Zusammenfassung. Unsere 10 Tipps für gehirngerechte Kommunikation:

Gehirngerecht bedeutet so zu handeln (arbeiten, kommunizieren, lernen), dass das Gehirn mit seinen Fähigkeiten und Anforderungen in optimaler Weise genutzt wird. Die Erkenntnisse der modernen Hirnforschung helfen dabei: 

1. Vermitteln Sie Klarheit durch einfache, verständliche Kommunikations- und Spielregeln in der virtuellen Zusammenarbeit. 
2. Kommunizieren Sie kurz und prägnant, dafür aber mehr als sonst (auch in Form von mehr geplanten Terminen) mit Ihrem Team und jedem Einzelnen. 
3. Wiederholen Sie wichtigste Botschaften mehrfach und kommunizieren Sie abwechslungsreich. Aktivierende Kommunikation kann durch Humor, Bilder, Geschichten und allem unterstützt werden, was beziehungsfördernd im Team wirkt. 
4. Fassen Sie häufiger als sonst Gehörtes in Videokonferenzen, Telefonaten, … zusammen. 
5. Reduzieren Sie mögliche Störquellen auch bei der virtuellen Kommunikation (technische Störungen, Fachbegriffe, Ablenkungen, …) und fragen Sie nach. 
6. Konzentrieren Sie sich auf Single-Tasking bzw. voll und ganz auf Ihr Gegenüber. 
7. Visualisieren Sie, wann immer möglich, was Aufgaben, Zusammenhänge und Prozesse im Kern ausmacht. 
8. Ermöglichen Sie Resonanz und Verbundenheit in den Meetings durch persönlichen Austausch, Fragen und Interesse. 
9. Fragen Sie nach der Perspektive des Gegenübers und beachten Sie die Subjektivität von Wahrnehmungen, um anregende, emotionalisierende Gespräche zu gestalten. 
10. Sprechen Sie Personen direkt an und fördern Sie eine Aktivierung alle 5-7 Minuten in virtuellen Meetings. 

Wir empfehlen eine Pause alle 45-60 Minuten. Eine gehirngerechte Pause! Das ist eine Unterbrechung für mindestens 10 Minuten, in der ein inhaltlicher Wechsel, eine Veränderung der Tätigkeit und ein Ortswechsel vollzogen werden. Bewegungen an der frischen Luft sind dabei übrigens sehr zu empfehlen. 

Literatur

• Schulz von Thun et al (2003). Miteinander reden: Kommunikationspsychologie für Führungskräfte. rororo.
• https://de.wikipedia.org/wiki/Die_blinden_Männer_und_der_Elefant
• F. Birkenbihl (2013). Kommunikationstraining: Zwischenmenschliche Beziehungen erfolgreich gestalten. mvgverlag.

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