Hybride Arbeitswelt: Dem Homeoffice-Paradoxon vorbeugen!

„Vor lauter Onlinemeetings nicht dazu gekommen, mit den Kolleg:innen zu sprechen?“ Die hybride Arbeitswelt sollte stets so gestaltet sein, dass es trotz einer verstärkten Kommunikation in digitalen Abstimmungsrunden nicht zu einer Vereinsamung von Mitarbeitenden im Homeoffice kommt.

Die Arbeit im Homeoffice bringt Vor- und Nachteile mit sich. Eine Studie der Universität St. Gallen aus dem Jahr 2021 spricht davon, dass sich – je nach Generationszugehörigkeit – zwischen 24 und 29 Prozent der Mitarbeitenden im Homeoffice isoliert fühlen. Trotz einer steigenden Anzahl von Online-Meetings und der Nutzung neue Kollaborations- und Kommunikationstools leidet bei einem erheblichen Teil der Mitarbeitenden im Homeoffice das Zugehörigkeitsgefühl zu Kolleginnen und Kollegen, zum Team und zur Organisation. Weiter berichtet die Studie von der Herausforderung, dass beim hybriden Arbeiten die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen. Fehlt Mitarbeitenden die Fähigkeit, sich abzugrenzen, erleben durchschnittlich 51 Prozent von Ihnen verstärkte Symptome von Stress, Anspannung und emotionaler Erschöpfung. 

Also alle zurück ins Büro, weil es gesünder ist? Könnte eine Möglichkeit sein. Die vermeintlich einfache Lösung würde jedoch massiv anderen Erkenntnissen der zitierten Studie widersprechen, nachdem das hybride Arbeiten kein Phänomen der Pandemie, sondern Teil eines epochalen Umbruchs der Arbeitswelt ist. Es gilt also eher mit den neuen Herausforderungen umzugehen, zu experimentieren und die neuen Arbeitsbedingungen (besser) zu gestalten. Die hybride Arbeitswelt darf nicht als Mittelweg zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit verstanden werden. Sie will besprochen und vereinbart, ausprobiert und reflektiert werden. Und sie muss Wege gegen das Gefühl der Vereinsamung und Isolation finden.   

Wir empfehlen bei der Gestaltung der hybriden Arbeitswelt sechs verschiedene Dimensionen / Themen zu beachten (siehe Abbildung). In Fortsetzung zum Blogartikel vom 10. Mai 2022 geht es diesmal darum, welche Leitfragen sich Führungskräfte und Teams in der Dimension „Gesundheit“ stellen sollten. 

Gestaltungsdimension „Gesundheit“ 

Die Leitfrage in dieser Dimension lautet: Wie achten wir auf uns und kommen in direkten Austausch? Es geht zunächst darum, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass ausreichend Räume für einen Austausch im Team auch jenseits der fachlichen Themen zur Verfügung stehen. Weiter sollten Führungskraft und Team besprechen, wie mit der Gefahr einer Überarbeitung im Homeoffice umgegangen werden kann bzw. welche Vereinbarungen die Mitarbeitenden dabei unterstützen, die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben für sich individuell einhalten zu können.  

Häufig sind es die ungezwungenen und zufälligen Gespräche auf dem Flur oder in der Teeküche, die vielen Büroarbeitenden im Homeoffice fehlen. Kurze Gespräche über Arbeitsstände, Fachfragen, ganz besonders aber über private Themen wie die Familie oder die Urlaubsplanung. Sie fehlen genauso wie z. B. kurze Abstimmungen und ein Small-Talk vor oder nach den Meetings, im Konferenzraum oder auf dem Weg in die Kantine. In der hybriden Arbeitswelt entstehen solche Gespräche kaum spontan, sie müssen geplant werden. Führungskräfte und ihre Teams sollten dafür Zeiten und Räume festlegen und sich hier Varianten bei Unternehmen wie z. B. Bayer abschauen. So könnten beispielsweise wöchentliche Abstimmungsrunden mit einem Check-in begonnen werden. Hier wird mithilfe verschiedener Fragen ein persönlicher Austausch im Team gefördert. Für Online-Meetings können Räume 15 bis 20 Minuten früher geöffnet werden, um den Teilnehmenden einen Austausch vor dem offiziellen Start zu ermöglichen. Teams könnten sich regelmäßig zu virtuellen Kaffeepausen treffen oder eine virtuelle Mittagspause einführen.  

Wer nicht gerne allein im Raum arbeitet, kann eine „Silent-Working-Hour“ ausprobieren. Hier wird die gemeinsame Arbeit im Großraumbüro simuliert. Wer mag, trifft sich in einem virtuellen Raum, lässt Kamera und Mikro an, arbeitet aber weiter „still“ an seiner Aufgabe. Gelegentliche Gespräche oder Fragen in die Runde ermöglichen einen unkomplizierten Austausch und geben das Gefühl, nicht allein zu arbeiten. 

Führungskräfte sollten kurze und regelmäßige Einzelgespräche mit allen Teammitgliedern einplanen. Idealerweise an gemeinsamen Präsenztagen, ansonsten virtuell auch als „jour fixe“. Das mag zunächst aufwendig wirken, zahlt sich aber durch eine Stärkung der Bindung aus, besonders wenn bei größeren Abstimmungsrunden nicht immer alle Mitglieder zu Wort kommen. Außerdem gehört eine regelmäßige Kommunikation für uns zu den festen Aufgaben einer Führungskraft im hybriden Setting.   

Hybride Arbeitswelt als Gesundheitsrisiko 

Dinge genau dann abzuarbeiten, wenn es in den eigenen Tagesablauf passt oder wenn man im Flow ist, ist ein großer Vorteil des Homeoffice und der hybriden Arbeitswelt. Sie ermöglicht es, Arbeits- und Privatleben besser in den Einklang zu bringen und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich, wie eine Studie des Instituts der Bayerischen Akademie der Wissenschaften zeigt. Schwierig wird es, wenn die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben so verschwimmen, dass die Arbeitsbelastung im Homeoffice größer als in der Präsenzarbeit wird und bei den Mitarbeitenden Stress auslöst. Dann wird das hybride Arbeiten zum Risiko für die Gesundheit. Auch wenn Menschen Stress sehr differenziert erleben und den Mitarbeitenden die Grenzziehung zwischen Privat- und Arbeitsleben vermeintlich schon gut gelingt, sollten sich Teams gemeinsam im Vorfeld über Regeln der hybriden Zusammenarbeit abstimmen, die präventiv einer Überlastung vorbeugen.

So können sich Teams bei der Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit auf feste Zeiten der Erreichbarkeit einigen. Sofern diese festgelegt sind, sollten sich diese an den Kernarbeitszeiten bzw. den Bedürfnissen Ihrer Kunden orientieren. Besprechen Sie im Team, in welcher Geschwindigkeit sie Kunden- und interne Teamanfragen beantworten wollen. Klären Sie, ab welcher Uhrzeit keine Antwort mehr erwartet werden darf. Sofern es nicht unbedingt notwendig ist, sollten an Wochenenden keine Nachrichten versendet werden. Und wenn doch, ohne die Erwartung einer schnellen Beantwortung. Es ist ratsam, dass die Teammitglieder transparent darüber sprechen, zu welchen Zeiten sie gerne arbeiten und produktiv sind. Das fördert das gegenseitige Verständnis und beugt Missverständnissen vor. Mitunter können unterschiedliche Vorlieben auch zu einer schnelleren Aufgabenerledigung führen, wenn z. B. jemand, der gerne als Nachteule noch spät an einer Präsentation arbeitet, von seinem Frühaufsteher-Kollegen schon am nächsten Tag ein Feedback auf dem Tisch liegen hat. 

Wichtig ist, dass Führungskräfte hybrider Teams neben grundsätzlichen Regeln und neuen Methoden ein Gespür dafür entwickeln, welche Arbeitsweisen zu den jeweiligen Mitarbeitenden und den Teams passen. Dazu gehören Transparenz und Vertrauen auf allen Seiten. Dann funktioniert es mit der hybriden Arbeitswelt, nicht nur in der Gestaltungsdimension „Gesundheit“.

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